مديريت گردش كار، يك روش جديد براي مسائل قديمي را وعده مـي دهد كـه عبـارت اسـت از بـازبيني ، كنتـرل كـردن ، بهینـه كـردن و پشتيباني فرآيندهاي كسب و كار. در مبحث مديريت گردش كار ارائه صريح منطـق فرآينـدهاي كسـب و كـار روش جديـدي مـي باشد.

يك زماني سيستم هاي اطلاعاتي براي اجراي وظايف فـردي طراحـي مي شدند. اما سيستم هاي اطلاعاتي امـروزه بـه حمايـت فرآينـدهاي كسب و كار ، كنترل و بازبيني نياز دارند و تمركز فقط بر روي وظايف كافي نيست. در سيستم هاي اطلاعاتي جريان كـار از طريـق سـازمان مديريت مي شوند كه سازمان ها با فرآيندهاي كسـب و كـار پيچيـده شناسايي مي شوند كه خود آنها نياز به تكنيك هـا و ابزارهـايي بـراي حمايت از مديريت گردش كار دارند. براساس اين نياز اصطلاح گردش كار متولد شد. مديريت گردش كار يك ابزار نرم افزار عمومي است كه تعريف ، اجرا ، ثبت و كنترل گردش كار را اجازه مي دهد.

اصطلاح مديريت گردش كار بر دامنه فرآيندهاي كسب و كـار تمركـز دارد. هدف نهايي گردش كار اين است كه مطمئن شويم فعاليت هـاي مناسب توسط افراد مناسب در زمان مناسب اجرا مي شـوند . اگـر چـه انجام مديريت گردش كار بدون استفاده از سيسـتم مـديريت گـردش كار امكان دارد ، اغلب مردم مديريت گردش كار را از سيستم مديريت گردش كار جدا مي دانند . ائتلاف مـديريت گـردش كـار (WFMC) يك سازمان بين المللي اسـت كـه ماموريـت دارد كـه گـردش كـار را ترويج دهد و استانداردهايي را براي سيستم مديريت گردش كار ايجاد نمايد. اين ائتلاف تعريف يك سيستم مديريت گـردش كـار را بـه ايـن صورت بيان مي كند : سيستمي كـه بـه طـور كامـل تعريـف ، اجـرا ، مـديريت گـردش كـار را از طريـق اجـراي نـرم افـزار بـه صـورت ارائـه كامپيوتر ي بر عهـده دارد . هـدف از مـديريت گـردش كـار مسـئوليت رسيدگي به موارد كارآمد و موثر مي باشد. فرآيند گردش كار مشخص مي كند كه وظايف مورد نياز كه اجرا مي شوند در كدام جهت است.

سازمان هایی که سیستم گردش کار را راه اندازی می کنند هزینه ها را کاهش داده و زمان را نیز ذخیره می کنند و از نیروی کار دستی خود برای حل مشکلات سازمان به صورت هوشمند استفاده می کنند. آنها اجازه می دهند ماشین وظایف خود را انجام دهد و این کار شانس خطاهای انسانی را از بین می برد. نرم افزار گردش کار اجازه می دهد که وظایف تکراری مشخص و حذف شوند. سیستم گردش کار دارای مزایای گسترده و زیادی که می تواند فرایندهای سازمانی را مکانیزه کند.

استفاده از سيستم‌هاي مديريت گردش كار مزيت‌هايي به شرح زير دارد:

  • فرآيند هاي کاري به دقت معرفي و مستند شده و كارهاي بيهوده و يا تكراري حذف مي‌شود. به اين ترتيب سازمان اطمينان لازم را براي انجام امور مطابق با ضوابط تعيين شده بدست خواهد آورد.
  • چون براي استفاده از مديريت گردش كار، سازمان بايد فرآيندهاي خود را وارسي و به دقت تعريف كند، اين فرصت خوبي براي تحليل و بهبود فرآيندهاست. با اين كار مي‌توان زمان و هزينه صرف شده براي فرآيند را به حداقل رسانده و ارزش افزوده آن را بيشينه كرد.
  • مديريت گردش كار، به فرآيند كسب وكار سازمان رسميت مي‌بخشد و مي‌توان اطمينان داشت كه هر مرحله از كار به درستي انجام شده، كنترل‌هاي لازم به عمل آمده و كاركنان هيچ مرحله‌اي را از دست نمي‌دهند.
  • کارها تنها به دست افراد از قبل تعيين شده جهت اجرا سپرده خواهد شد و به اين ترتيب کليه کارها بدون خطا بين کارکنان جابه‌جا شده و هيچ کاري در سازمان متوقف نمي‌شود.
  • با استفاده از مديريت گردش كار، امنيت اطلاعات تضمين شده و دسترسي به مجموعه‌اي از داده‌هاي سازگار باهم فراهم مي‌آيد و اطلاعات پراكنده مربوط به سيستم‌هاي سازمان يكپارچه مي‌شود.
  • مديران مي‌توانند بر عملکرد کارکنان و روال هاي سازماني خود اشراف پيدا کرده و کمترين وقت را براي تخصيص کارها صرف كنند.
  • با ثبت تمام رخدادهاي مسير اجراي فرآيند، امکان رديابي كارها فراهم شده و با تحليل آن‌ها مي‌توان فعاليت‌ها را ارزيابي و اندازه‌گيري كرد.
  • سيستم‌هاي مديريت گردش كار، دانش سازماني را بالا مي‌برد. اطلاعات فرآيندها را كه ممكن است ميان كاركنان مختلف پراكنده باشد، يكپارچه كرده و همه كاركنان به آن دسترسي خواهند داشت و آموزش كاركنان جديد بسيار آسان خواهد بود.

شرکت شبکه گستر کایر با ارائه کاربردی ترین ماژول با عنوان مدیریت گردش کار در نرم افزار هلپ دسک یوتاب فرآیندهای سازمانی شما را مکانیزه می کند. این ماژول می تواند فرآیندهای استفاده از نیروی انسانی را حذف کرده و دقت و کارایی سامانه را افزایش دهد.

 از قابلیت های ماژول مدیریت گردش کار نرم افزار هلپ دسک یوتاب میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

  • اختصاص خودکار تيکت به کارمندان بر اساس شروط قابل تعريف در سرويس
    • براي مثال مي توانيد تعريف کنيد تيکت هاي مربوط به خدمات نصب در محل، بصورت خودکار به دپارتمان نصب حضوري ارجاع پيدا کند.
  • اختصاص خودکار تيکت به کارمندان بر اساس موضوع، اهميت و وضعيت
    • براي مثال تمامي تيکت هايي که در موضوع آنها فاکتور وجود دارد به دپارتمان مالي اختصاص پيدا کند
  • اختصاص خودکار تيکت به کارمندان بر اساس دپارتمان
    • براي مثال تمامي تيکت هايی که از دپارتمان مشتريان دريافت مي شود، در درجه اول به گروه خدمات پس از فروش اختصاص يابد.
  • توانايي تغيير اهميت درخواست/ تيکت به درجه بالاتر و يا ارجاع به افراد ديگر در صورت رخ دادن شرايط خاص ( Escalation )
  • اختصاص وزن و اولويت خودکار به تيکت در صورت رخداد شرايط
    • منظور از شرايط، تعريف شروطي است که يک تيکت ممکن است شامل آنها باشد مثلا همه تيکت هاي باز و شامل متن فاکتور و فرستاده شده توسط مشتريان
  • افزودن خودکار ناظر و مشارکت کننده به تيکت ها و درخواست ها در صورت شرايط خاص
  • ارجاع خودکار به کارتابل مدير، شخص، افراد در صورت نياز به تاييد و بازگشت آن به کارتابل ديگران پس از تاييد و يا رد درخواست بصورت خودکار
  • ارسال پيام بصورت ايميل، پيامک در صورت رخداد شرايط خاص، يادآوري عدم پاسخ و ...
  • دريافت خودکار ايميل از ميل سرور و تبديل آن به تيکت و ارجاع خودکار به کارشناس مربوطه
  • امکان استفاده از شروط منطقي AND/OR تا بي نهايت حلقه

 نرم افزار هلپ دسک و تیکتینگ یوتاب کاملا بومی بوده و تمامی امکانات و ویژگی های آن بصورت تحت وب قابل دسترس و استفاده می باشد.