به منظور افزایش بازدهی و بهبود رویکرد سرعت انجام وظایف در سازمان باید گردش کار و نحوه اجرای فرآیندها در یک سازمان به دقت مورد مطالعه و سپس نمودارهای مربوط به این گردش کارها رسم شده و مورد بازبینی قرار بگیرد. مدیریت فرآیندهای سازمانی، تمام عناصر فناوری را برای اداره کردن چرخه گردش فرآیند از لحظه معرفی تا زمان به کارگیری، اجرا، اندازه گیری، تغییر و به کارگیری مجدد، در یک طرح جامع گرد هم می آورد.

تمامی فرآیندها دارای یک روند اجرایی هستند، این فرآیند به بخش های مختلف تقسیم شده و با زمان بندی مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام می شوند. در واقع هر وظیفه در یک سازمان از وظایف کوچکتری تشکیل شده است که به طور معمول این وظایف توسط افراد مختلف انجام می شود. هر وظیفه یک روند اجرایی خاص دارد و برای انجام شدن یک جریان خاص را در سازمان طی می کند.

در این میان 2 مشکل اساسی وجود دارد. یکی مدیریت گردش کار، که شامل انتساب وظایف به افراد موردنظر می باشد و دیگری مدیریت زمانی که در این میان صرف می شود تا این وظیفه پس از انجام توسط یک کارمند به کارمند مربوطه بعدی برسد، که مشکل دوم عامل اصلی بروکراسی در سازمان ها می باشد. برای حل این مشکل ابتدا باید گردش کار و نحوه اجرای فرآیندها در یک سازمان به دقت مورد مطالعه و سپس نمودارهای مربوط به این گردش کارها رسم شده و مورد بازبینی قرار بگیرد.

یکی از ا مکانات موجود برای مدیریت گردش کار در یک سازمان سیستم مدیریت گردش کار یا همان Workflow Management می باشد. در واقع WorkFlow راه حلی جامع برای مدلسازی، طراحی، اجرا، مدیریت، آنالیز و بهینه سازی فرآیندهای سازمانی می باشد. این راه حل، فرآیندهای سازمانی را با اسناد و اطلاعات، اشخاص مرتبط با فرآیند و سیستم های اطلاعاتی سازمان یکپارچه نموده و این امکان را می دهد که یک کار را از نقطه شروع تا نقطه پایان به عنوان یک فرآیند به طور کامل خودکارسازی و مدیریت شود. این مدیریت معمولا شامل چندین مولفه مرتبط با یکدیگر برای مدیریت این تعامل ها می باشد. مدیریت فرآیند سازمانی این امکان را می دهد که فرآیندها، در شرایطی که نیازهای سازمانی در دست تغییر و اصلاحند، مدل سازی و سپس به صورت پویا نگهداری شوند.

در واقع سیستم مدیریت گردش کار یک ابزار کارآمد برای طراحی و مکانیزه نمودن فرآیندهای موجود در یک شرکت و یا سازمان بصورت متمرکز و اتوماتیک می باشد. در نتیجه استفاده از این سیستم فرآیندهای روتین سازمان با سرعت عمل بیشتری انجام گرفته و مدیریت خودکار و هوشمند گردش و پردازش اطلاعات از جمله نتایج مفید این ابزار می باشد. راندمان کاری در سازمان بالا رفته و در نهایت در بهره وری سازمان تاثیر شایانی می گذارد.

شرکت شبکه گستر کایر با ارائه ماژول تخصصی مدیریت گردش کار در نرم افزار هلپ دسک این امکان را فراهم ساخته است تا بتوانید کلیه فرآیندهای سازمانی خود را مکانیزه کرده و دقت و کارایی را افزایش دهید.